浅析高校院系行政秘书的工作
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篇1：浅析高校院系行政秘书的工作
摘要：高校院系行政秘书是行政事务的小管家、协调员，其工作关系到学院行政管理的质量与效能。从高校院系行政秘书工作的现状出发，阐述了院系行政秘书的角色定位及工作职责，结合实践经验，探讨院系行政秘书需要具备的职业素养，推动高校教育事业持续健康发展。
关键词：工作现状 角色定位 职业素养
随着《国家中长期教育改革和发展规划纲要》（-）的正式颁布与实施，我国高校教育改革跨入新的里程碑。高校行政管理工作的优劣直接关系着新时期高校人才培养的质量。高校院系行政秘书既是办公室行政工作的管理者，又是高校教育工作的基层人员。行政秘书对院系与学院、院系与教师、教师与学生、院系与社会之间的沟通，起着独特而重要的作用，是维持高校正常工作的基本保障。
一、高校院系行政秘书的工作现状
高校院系行政秘书是一个平凡的工作岗位，涉及教育学、管理学、语言学、社会学等多种学科。由此，院系行政秘书的工作现状为事务繁杂，专业知识综合性强，职业规划不清晰，执行力不强。
1.工作繁杂，专业知识综合性强
知识经济时代，高校人才济济，只有具备全面、良好、合理的知识结构，才能胜任门类众多、事务繁琐的行政秘书工作。院系行政秘书队伍中，包括秘书、计算机、数学、化学等各类专业毕业的人员。非科班出身的行政秘书缺乏普通语言学、档案管理学、行政管理、心理学、教育管理学、公共关系学等综合性理论知识。行政秘书必须熟悉学院规章制度、工作流程；掌握院系管理工作的基本理论和实务知识；拓展与工作紧密联系的学科知识。理论联系实际，从实践中不断积累经验，逐步做好院系管理、协调等工作。
2.职业规划不清晰，执行力不强
细致繁忙的行政工作，缩短了行政秘书参加教学和科研活动的时间。高校行政秘书对自己的职业前景充满困惑，职业倦怠等消极情绪悠然而生。高校必须制定严格的信息素质培训制度，针对全校行政秘书，策划高水平的、系统的学习培训项目，开放更广阔的学术交流平台，坚定院系行政秘书的信心，为高校教育和谐发展提供精神动力。
院系行政秘书在高校工作中起着举足轻重的作用。怎样成为一名合格的行政秘书工作？首先，要明确行政秘书的角色定位，熟悉行政秘书的工作职责。其次，强化职业素养是提高行政秘书工作效率的重要途径。
二、院系行政秘书的角色定位及工作职责
院系行政秘书只有明确角色定位，增强角色意识，才能高效准确地履行工作职责。
1.行政事务的小管家
行政秘书辅助系领导做好院系各项工作，管人、管物、管钱，是名副其实的小管家。
（1）人事管理。协助院院系领导做好有关招聘教师的面试、试讲等工作，并提供决策依据。负责本院系教职员工的考勤、考核、职称申报工作。
（2）资产管理。根据教学、科研及其他工作的需要，填报维修、添置办公用品的计划，领取和发放办公用品及备品，以保证正常教学的需要。负责保管院系公章，按学院制度监督公章的使用范围。
（3）经费管理。拟定院系每学年的经费预算，负责记账及报销各项活动的费用。
（4）档案管理。负责院系会议记录、行政文件、各种教学文件、教学档案及教学资料的收集、汇总、立卷和归档工作。
（5）其它事务管理。负责做好日常的行政事务工作，负责考务、学生成绩、学生学籍管理、教材征订等教学工作。做好各种信函、报纸、杂志、学术期刊的收转传阅工作。负责各届毕业生的毕业资格审核，保正毕业证书的准确印发。
2.院系内、外交流的协调员
院系行政秘书工作服务对象广泛，包括院系领导、教师、学生、校外来访者。因此，行政秘书是高校院系内、外交流的形象窗口。
(1)协助院系领导做好院系内部与学院各职能部门的协调工作。
(2)负责接待本部门的外来办事人员，对不宜领导接待的来访，需委婉拒绝。负责接听电话，礼貌回答校内外人员对院系日常事务工作的咨询。
(3)负责学院各职能部门通知的传递工作，及时转发到院系教职员工。正确理解上级部门的文件精神，贯彻执行上级领导和各职能部门布置的各项任务。
(4)行政秘书必须建立良好的人际关系，加强与教职员工的沟通，灵活处理学院、院系、教师之间的多种关系，确保院系工作的顺利完成。
三、强化职业素养
1.良好的心态
院系行政秘书工作看似简单，接踵而来的突发事件，使人压力倍增。保持良好的心态，充分发挥自己的思维能力，从而巧妙地处理紧急问题。行政秘书应保持良好的心态，沉着、宽容、冷静、客观地分析问题。
2.加强业务技能
加强业务技能是提高院系行政秘书职业素养的关键。院系行政秘书需具备的业务技能包括：公文写作能力、应变能力、组织管理能力、表达能力、操作能力。
(1)公文写作能力
公文写作要在“学”、“练”、“改”三个环节上狠下功夫。规范公文写作的基本格式，掌握语法、逻辑、修辞三方面的知识。正所谓“读万卷书，行万里路”。阅读大量优秀范文、勤奋学习、修炼语言。公文写作的语言要求庄重朴实，准确精练。熟悉各类公文结构、措辞，套用固定性用语。
(2)应变能力
即指在没有思想准备的情况下灵活处理问题的能力。高校教师请假、离职等异动工作状态，影响了教学工作的正常运行。如开学初期，某位教师偶然患重病，尚未确诊，教师申请病假二周。行政秘书得知同时生病的消息，致电关心教师的身体健康情况，主动提出援助。教师病假期间，重新落实教学任务迫在眉睫，采取就近原则，优先考虑院系内部适合的教师代课，联系学院内外适宜的教师安排兼课等事项。院系行政秘书与患病教师保持电话联系，密切关注教师身体状况。当获知教师病情不稳定，要进行几个月以上的长期治疗后，立即致电慰问，可否前往探望。教学工作方面：行政秘书向学院人事处提交专任教师招聘需求报告，引进新教师。校内外兼课教师的合理安排，为聘任新教师赢取了充裕的时间。患病教师，身心疲惫，无微不至的关怀，为教师战胜病魔增添一份力量。良好的应变能力，勤于思考、善于发现、勤于总结，具备较高的警惕性，做到忙中有序，不断提升处理突发事件和紧急事件的能力，确保正常教学秩序和良好的教学质量。
(3)组织管理能力
组织管理能力指行政秘书统筹策划并完成所分管方面的工作能力，包括能力和善断能力。“条条道路通罗马”，什么是最佳的办法？在管理工作中，行政秘书要讲究处事策略，判断出最佳方法，合理分配工作任务，并坚持果断地实行，成为智慧型的组织管理者。高等学校行政管理工作，任务繁重，各部门、各岗位的行政管理干部只有充分发挥自己的主观能动作用，人人能起到独挡一面的作用，才能做好全校的行政管理工作，以达到提高整个学校行政管理质量的目的。
(4)表达能力
表达能力主要包括文字表达能力和语言表达能力。无论是信息、宣传、调研等工作，还是处理公文，都离不开文字表达。行政秘书要多思考、多练习、多交流，日积月累，潜移默化，做到思维敏捷、下笔如神，写出的文章观点鲜明，层次清晰，向上能如实反映事情的真相，向下能准确表达领导的意图。语言表达能力也是行政秘书一项非常重要的基本能力，无论是传达上级文件精神，还是协调工作，都离不开较强的语言表达能力，院系内、外交流的逐渐增加，直接以语言表达作为处理公务活动的手段变得极其重要，提高语言表达能力，还包括普通话水平、英语口语水平以及言语措词等。
(5)操作能力
操作能力指计算机的操作能力和办公室设备的使用能力。网络技术的飞速发展，计算机应用的普及，各大高校正立志于实现办公的自动化、现代化、信息化。熟练计算机办公自动化软件的操作能力，掌握扫描仪、打印机、数码照相机、传真机等办公设备的使用，推动文件、宣传简讯的发布速度，节省纸质资源。
四、改善工作方法，完善自身素质，提高工作效率
高校院系行政秘书工作繁杂，专业知识综合性强，因而行政秘书必须改善工作方法，多谋善断。纵横结合建档工作法、自我培养和完善高校培训制度等手段，对行政秘书提高工作效率具有重要的作用。
1.纵横结合建档工作法
从纵向和横向分别建立档案，纵横交错贯穿于整个高校教育工作。为宏观的教学决策、微观的教学管理及教学科研服务，为创新教学方法，深化教学研究，提高教学质量作出贡献。如高校师资业绩档案。横向档案：按教师类型建立档案。高校教师分四类：专任教师、校内兼课教师、校外兼课教师、校外兼职教师。纵向档案：以教师个体为单位，建立业绩档案。每位教师业绩档案主要有基本资料（身份证、学历学位证、高校教师资格证、职称证、职业资格证等），教学信息（教学任务书、每学期教学情况登记表和工作总结等），教科研成果（论文、教材、教科研项目、荣誉证书、继续教育等）。纵横结合建立档案为院系领导优化师资队伍结构提供可靠的信息基础，加强师资队伍管理工作的科学化、系统化。
2.自我培养
作为一名优秀的高校系部行政秘书，不仅仅依赖于外界的培育，关键在于自身建设。行政秘书从我做起，有意识地控制自己，主动利用校园环境优势，坚持不懈地完成目标。与企业单位相比，高校拥有资源丰富、时间宽裕、学习气氛浓郁等优势，有助于行政秘书的自我培养。工作期间，行政秘书踊跃参加学院举办的各类专题培训活动，如公文写作、行政管理、心理健康、高校教育改革等讲座；浏览图书馆的纸质图书和电子书籍，补充薄弱环节的理论知识。寒暑假期，行政秘书积极参加各式各样的学历进修，加强自身的文化知识修养。
3.完善培训制度
高校必须制定严格的职业素质培训制度，有计划地开展行政秘书岗前培训工作，强化行政秘书职业素质培训的力度。行政秘书岗前培训包括行政管理学、普通语言学、高等教育学和心理学等相关业务知识的培训。高校鼓励行政秘书通过在职或派遣脱产进修硕士、博士等方式提高文化素质；激励行政秘书发表学术论文，参与学院内外教研科研项目，参加专题学术交流会议，组织行政秘书外出调研、考察，吸取各大高校先进的优秀的管理经验。随着信息技术的发展，高校应不断更新教育培训内容，与时俱进，促进行政秘书队伍蓬勃发展。高校还可以建立全校行政秘书的信息交流平台，共同探讨工作中的难题和对策。
五、结束语
综上所述，高校院系行政秘书是一项极具挑战性的工作，既要求综合性的专业知识，又要求全方位的职业技能。高校院系行政秘书必须明确角色定位和工作职责，强化职业素养，改善工作方法，提高自身素质和能力，促进行政秘书队伍走向现代化、职业化，为高校教育事业贡献力量。
参考文献：
[1]刘爱敏.论高校院系行政秘书的素质要求[J].湖南科技学院学报，，（10）.
[2]单国雷.做好新时期高校院系行政秘书工作的几点思考[J].安徽农学通报，2010，（16）.
[3]余明江.高校行政秘书倦怠情绪探析[J].四川民族学院学报，2010，（10）.
篇2：高校院系工作报告
20xx 年是全面贯彻落实党的精神的开局之年,也是实施“十二五”规划承前启后的关键一年。学院以党的群众路线教育实践活动、XXXX大学第一次党代会成功召开为契机，全面加强党的建设工作，大力推进作风建设，推动内涵建设迈上新台阶，在教学、科研、训练、竞赛、学生工作及社会服务等各领域取得了新的成绩，较好地完成了学校下达的各项工作和年初制定的工作目标，现总结如下：
一.党建和精神文明建设
1、以作风建设为重点强化领导班子建设。学院各项活动以改进工作作风、密切联系师生为抓手，以反对四风、服务师生为重点，在提高服务质量、规范各项活动以及厉行勤俭节约等方面取得初步成效。自开展群众路线教育实践活动以来，学院按照学校党委的要求，认真学习党的群众路线教育实践活动相关文件以及一些群众路线重要论述摘编。学院领导班子认真学习反思，通过批评和自我批评的方式，查找工作作风存在的欠缺和问题，纠正不良作风，培养群众感情，增强工作本领，为学院乃至学校的发展尽心尽力，努力做好每一件事。
2、扎实推进党风廉政工作。学院严格按照20xx年党风廉政建设暨“作风建设年”工作大会精神，积极开展廉政风险防控工作，仔细排查学院各项工作存在的廉政风险点，制定廉政建设主要任务分解表，确立廉政防控主要任务10项，领导干部带头树立责任意识，严格执行党风廉政责任制;进一步落实党务、院务公开，保障师生员工知情权，发挥群众监督作用，坚持民主决策，尊重师生表达主张、参与决策的权利，使各项决策建立在民意、科学、民主的基础上。
3、加强组织建设，提高党建工作水平。学院坚持领导班子周例会制度和中心组学习制度，定期召开会议研究工作中出现的新情况、新问题，班子成员之间密切沟通协调。认真贯彻执行民主集中制，不断完善规章制度，确保学校党委和行政的重大决策部署及时得到贯彻落实。加强对党员发展质量的把关和监控。本年度发展党员7名，转正党员3名，举办入党积极分子培训班1期。
4、提高师德师风，注重精神文明建设。学院号召广大教师真正把加强作风建设落实到教育教学中去，落实到具体行动上来，要求广大教师明确自身职责、提高自身素质，以实际行动来为人师表。学院积极参加学校组织的一系列关爱师生身心健康为主旨的活动，丰富师生文化生活，多渠道推进精神文明建设。
5、扩大对外合作，提升服务水平。本年度,学院成功举办了-全国体验教育产学研战略合作伙伴大会，承接了芜湖市第十二届运动会篮球赛、第五届伟星运动会等大型文体活动，以实际行动诠释了高校服务社会功能，使学校对外影响力得以进一步提高。
二.教学工作
1、体育学院20xx年被全国体育院校艺术类专业建设协作会聘为理事单位，为参与体育艺术表演专业教学改革搭建了平台。获得省级质量工程一般项目一项，校级质量工程重点一项、招标项目一项、校级一般项目一项、《军事理论》获得校级优秀课程。
2、积极落实二级管理制度，推进质量工程建设，不断提高教学管理水平。认真落实体育表演专业、公共体育、军事理论、高水平运动队的教学、训练工作。通过精心组织和认真协调，顺利完成了全年的教学、训练任务。为保证教学质量，学院以青年教师教学基本功竞赛、首届教师职业发展规划大赛为契机，多次组织教师相互听课、评课活动，教师教学能力及教学质量得到提高，为教学工作奠定了良好的基础。
3、基础课教学改革与课程建设不断加强。根据学校卓越工程师教育培养计划要求，积极探索公共体育课俱乐部制改革教学模式，制定符合卓越工程师教育培养计划要求的公共体育课教学大纲和计划。多次召开教师、学生代表参与的教学质量、表演专业培养方案修订研讨会，着重解决教育过程中出现的教师问题、学生问题、教材问题、上课方式手段问题及上课设备器材问题等等，为后期的教学工作奠定了良好的基础。
4、认真组织各类教学竞赛，做好初赛选拔和决赛的组织工作。我院教师获得校青年教师基本功竞赛二等奖一名，校教学优秀奖二等奖一名，三等奖五名，获得校首届青年教师职业规划大赛二等奖一名，三等奖两名。
三.学科与科研
1、学科建设取得成效，体育人文社会学通过学校第三批重点扶持学科验收，积极申报体育学专业硕士，依托提升计划项目建成了体验教育实践基地，在全国第二届体验教育产学研战略合作伙伴大会上发布新项目成果3个、主题课程1套，与89家单位建立长期的战略合作伙伴关系，并与湖南中惠旅等企业签订项目3项，项目经费总额达100万元人民币。此外，来自29所高校的44名高校体验教育工作者被我中心聘任为特约研究员，为共同推动体验教育的科学研究奠定强有力的人力资源基础。
2、加大科研投入，提升研究能力。学院积极创造条件鼓励和支持教师开展科研活动，督促教师认真完成所承担的各项科研任务，积极申报国家社科基金项目、XX省人文社科基金项目、XX省体育局项目等高水平的科研项目，在加强学科建设、学术团队建设的同时，加强硕士点的建设，提升硕士点的培养能力和研究水平，逐步提高科研工作的层次和质量。本年度，体育学院共发表各类学术论文64篇，其中二类以上7篇;成功申报了省级以上科研项目5项，其中，教育部规划项目1项;省体育局重点项目1项，一般项目1项、青年项目2项。
3、优化师资队伍，提高教师专业发展能力。学院十分重视青年教师的职业发展，鼓励并支持青年教师通过攻读博士学位、访学、进修等方式，提升业务、科研素质，鼓励青年教师融入学院学术研究团队。本年度，学院引进一名体育表演专业教师、一名博士研究生，派送一名教师外出访学进修，委派2名表演专业教师进修，及时了解把握体育表演专业的发展趋势。20xx年我院3人晋升为副教授，拥有博士(含在读)4人，博士、硕士学位教师占全院教师的90%，副高以上13人，占全院教师的31%，师资队伍得到了进一步优化。
四.体育竞赛和学生体质测试工作
按照学校20xx年体育竞赛计划的要求，学院积极开展各项体育竞赛活动，出色的完成校内外各项体育竞赛任务，取得了优异成绩，并为备战明年的省运会打下了坚实的基础。
1、完成学校举办的各项体育比赛工作。配合校工会做好趣味运动会、教职工排球赛、乒乓球赛、篮球赛、网球赛、羽毛球等各项体育竞赛工作，积极承办学校舞蹈健美操大赛、校杯足球赛、校杯篮球赛等学校和体育社团的比赛工作。圆满完成了校第32届田径运动会的组织任务。
2、20xx年，我校健美操队在20xx全国全民健身操舞大赛总决赛参加的四个项目中，荣获三项冠军和一项季军。校空手道队在20xx年全国大学生空手道锦标赛获得三金两银和团体金牌的骄人战绩。体育表演专业学生在20xx中国芜湖国际标准舞全国公开赛和XX省第十八届体育舞蹈锦标赛中获得多项冠军。高水平运动队沈舒同学在“MBI20xx星功夫世界拳王盛典”大赛荣获世界拳王称号。我校学生参加芜湖市第十二届运动会八个项目的比赛获得高校组团体总分第一名的好成绩，并获得体育道德风尚奖、优秀组织奖和最佳赛区奖。
3、根据教育部以及省教育厅20xx年体质测试工作方案最新要求，为认真做好学生体质测试工作，全面了解学生体质健康状况，学院将体质测试工作纳入重点范围，成立了工作领导小组，制定了实施方案，在时间紧、任务重，测试仪器不到位的情况下，学院全体教师加班加点顺利完成全校学生体质测试任务。
五.学生工作
20xx年，在校党委及有关部门的关心指导下，在院党总支的直接领导下，体育学院学生工作以“三做教育”为核心，以学风建设为重点，以促进学生综合素质全面提高为目标，积极突破和创新，努力抓好学生行为规范的培养，紧密结合专业特色，提高学生工作水平，教育好、管理好、服务好学生，不断探索符合我院学生特点的新方法和新途径，努力开拓我院学生工作的新局面。
1、以党建工作为龙头，进一步加强和改进大学生思想政治教育工作，将学生理想信念教育与学生成长成才相联系，以党建带团建、带院风、带学风。
2、以学风建设为中心，积极践行“三做”育人理念，严格学生请假制度，严肃考风考纪教育，全力服务实践课堂，不断提高学生的综合素质。体育学院20xx年大学生暑期社会实践活动参与的芜湖艺术剧院大型音乐舞台剧《鸠兹神韵》演出获得市政府好评，本学年举办的“舞蹈、健美操大赛”和“《表演学概论》话剧汇演”等大型活动不仅丰富了校园文化生活，而且为提升学生的专业技能提供了平台，促进了学风的进一步好转。
3、以服务学生为宗旨，认真做好评奖评优、助学贷款、勤工助学等事务性工作，以良好的服务换取同学的理解，以认真的态度赢得学生的尊重，为创建和谐校园贡献力量，为学生成长创造更好的环境。
4、以安全稳定为底线，工作重心不断下移，在掌握学生思想和行为规律的基础上，重点关注特殊时段特殊群体，适时进行教育和疏导。
篇3：高校院系工作报告
20xx年在学校党委、行政的正确领导下，在学校各部门和兄弟学院的大力支持下，我院以邓小平理论、“三个代表”重要思想和科学发展观为指导，紧密围绕学校“十二五”规划和党代会提出的目标任务，以提高教育教学质量为抓手，狠抓工作落实，通过全院师生的共同努力，圆满完成了本年度各项工作任务。现总结汇报如下：
一.以教学工作为中心，教育教学水平明显提升
1.以稳定本科教学为基础，大力开展各类教学活动。以全面落实教学二级管理为契机，克服新办专业较多带来的各种困难，积极开展“教学质量月”活动，加强教学全过程管理，多次召开教师、学生座谈会，多渠道收集教学信息，强化教学质量监控;通过教学法研究、青年教师基本功竞赛和教学优秀奖的评选，不断提高青年教师的教学水平，本科教学质量有所提高;以“土木工程”专业省级卓越工程师计划的人才培养方案的制订与落实以及具体计划的推进与实施为契机，多次外出开展专题调研，积极开展我院土建类各专业的人才培养模式的改革与创新;加强新专业建设，完成了土木工程等3个专业的新专业合格评估工作，顺利完成城乡规划专业首届学生招生及专业教室建设;积极申报土建类专业图书采购计划，进一步加大学院资料室建设，目前我院资料室已有土建及相关专业图书资料共计近7000册，价值达30万元以上，目前已做好开展对外借阅的准备工作;参与组织开展了“建筑模型设计制作大赛”、“学生发明专利大赛”，主办“力学与工程应用讲座”、“力学工程应用软件介绍讲座”等活动，丰富了学生的第二课堂。组织学生参加了“第九届全国周培源大学生力学竞赛”，其中2人获得全国优秀奖，2人获省二等奖，2人获省三等奖。
2.以本科教学工程建设为切入点，大力推进教育教学质量改革。积极参与本科教学工程建设，本年度我院土木工程专业获20xx年省级振兴计划专业改造与新专业建设项目立项;获20xx年国家级大学生创新创业训练项目2项;校级一般教研项目2项;校级教学成果奖二等奖1项;校级教坛新秀1名;校级基层教学组织建设项目1项;学院教师正式出版教材6册(其中主编1册、副主编3册)。
3.统筹安排，抓好力学教学工作。力学教学部在师资紧缺的情况下，顺利完成全校14个本科专业公共基础力学课程和部分土木工程专业基础课程的教学任务，并稳步推进力学系列课程省级质量工程建设项目和实验室建设项目，以满足不同专业应用型人才培养对基础力学课程的教学需求。
4.加强实验室建设，扎实推进实践教学工作的开展。制订了建筑工程学院各专业实验室建设5年发展规划，合理使用提升计划及振兴计划项目经费，科学制定实验设备采购计划，完成了20xx年的建设任务，本科教学的实验条件将有较大的改善;协助学校相关部门开展C座实验楼方案的设计工作;完成了学院建筑设计研究所工作室的基础建设工作。
二.攻坚克难，科研水平及学科建设又上新台阶
1.以学科建设为龙头，努力提高教师科研水平。
(1)学科建设得到加强，20xx年我院获批“应用力学与工程结构”硕士学位授权二级学科点，并做好第一届研究生招生准备工作。已完成工程管理专业硕士学位授权点校级申报工作;
(2)在保障教学的基础上，动员教师踊跃申报国家级、省级科研项目，全年共申报国家自然科学基金3项,XX省自然科学基金3项,XX省高等学校省级科研项目7项，校青年基金16项，国家基金校级预研项目2项。本年度获教育部人文社会科学研究项目(思政专项)立项1项，国家基金基校级预研项目1项。发表各类学术论文26篇，其中EI收录6篇，获得实用新型专利1项;积极邀请校内外知名专家教授及学院教师作学术报告，学院教师全年参加学术会议近30人次。
2.加大师资引进力度，解决师资力量的不足。在学校领导和人事部门的大力支持下，经过全院教职工努力，20xx年来校试讲人员近20人次，最终引进人才7名，其中博士1人、硕士6人。随着新教师的引进，学院各专业师资力量得到加强。
三.真抓实干，严格管理，学生工作取得新进展
1.加强日常教育管理，大力推进制度建设，强化制度的落实与执行。实行辅导员工作例会与学习研讨制度;积极探索辅导员学术研究、团队建设、考核管理措施;规范学生事务管理，形成学生日常管理新机制;加强辅导员助理的选拔与任用、学生干部的培训、教育与培养;出台学生上课考勤管理办法，加大对上课(晚自习)、早操早锻炼及学生宿舍卫生检查等的检查力度。
2. 突出校园文化活动的专业指向性，引领学风建设的创新发展。成功举办建筑模型制作设计大赛、建筑文化艺术知识竞赛等两个校级品牌活动。加强建筑协会、趣味力学协会、创业者同盟协会等三个学生社团和大学生青年志愿服务团、大学生艺术团的建设。积极探索鸠江区官陡街道大学生社会实践与志愿服务基地建设。在各类文体活动中，我院学生取得了不俗的成绩，如校话剧大赛一等奖、校辩论赛冠军、校男排女排球赛亚军、校新生篮球赛亚军，杜震东同学获全国大学生空手道锦标赛金牌。
3.主动出击，上下动员，积极推进毕业生就业工作。学院在校友资源匮乏、师资力量短缺、学生就业期望值较高等困难条件下，学院领导分头带队有针对性地到省内外土建类的主管部门、行业协会和重点企业开拓就业市场，发送毕业生招聘邀请函200余份，取得了良好的效果。邀请就业指导中心领导做专题报告。动员广大教职工为毕业生就业工作献计献策。通过全体师生的共同努力，我院20xx届毕业生就业率较高，就业层次和质量不断提升。
4.加强安全稳定工作，时刻做到警钟长鸣。在坚决贯彻执行上级要求的同时，学院党政领导及辅导员经常深入学生教寝室，加强安全教育与督查;定期召开寝室长和学生骨干安全专题会议。对特殊群体学生进行每月摸排上报制度，主动关心，及时化解潜在的安全隐患;对于冬季安全形势严峻的情况，加大检查力度，结合消防演习，加强消防安全知识的宣传，增强学生的主动防范意识。
四.认真学习、十八届三中全会精神，不断加强和改进学院的党建工作
1.全面贯彻、十八届三中全会精神，推动基层党建工作创新。以科学发展观为统领，结合实际工作，在工作思路、工作方法、活动载体上不断创新，不断完善党政联席会议制度，凝聚集体智慧，发挥集体决策优势;加强党员发展规划和制度建设，注重党员发展质量。本年度开办预备党员与积极分子培训班各一期，培训预备党员109人，培养积极分子119人，发展党员108名，党员转正84名，党员结构得到进一步优化。
2.大力推进党的群众路线教育实践活动的开展。通过组织党员观看正反两个方面典型教育片，召开不同层次的座谈会，广泛开展谈心、交心、问卷调查、调研走访等方式，了解学院领导班子及成员在“四风”方面存在的突出问题，寻找问题存在的原因，寻求解决问题的办法。有力促进了学院作风的转变、人才培养质量的提高、内涵建设的加快。
3.认真做好学校第一次党代会所要求的各项工作，有序推进学院党总支换届工作。按照学校第一次党代会的总体安排和工作部署，院党总支精心策划、科学布置。认真组织学习贯彻党代会“两委”报告，明确学校未来五年的总体目标和工作重点，进一步统一思想，提高基础党组织的创造力、凝聚力和战斗力。并以换届选举为契机，组织全体党员认真学习党的十八届三中全会精神、《中国共产党章程》等，以增强党员党性和民主集中制观念，增强组织纪律观念，正确行使党员权利、切实履行党员义务。
4.贯彻落实党风廉政建设责任制，推进反腐倡廉工作。把党风廉政建设与学院总体工作统一部署、统一落实。充分利用党总支扩大会、中心组学习会议、党政联席会、党支部会议等多种教育宣传手段，开展反腐倡廉教育活动。把廉政风险防控作为学院的基础工作来抓，把廉政风险防控的成果固化为制度加以严格执行。
5.凝心聚力，发挥工会组织职能。借助学校各类活动平台，努力为学院教职工办好事、办实事、解难事，不断提升工会的影响力及教职工的认同度。充分利用重大节庆日和纪念日开展系列教育活动，丰富教职工的业余生活，增强学院的凝聚力。
20xx在全院教职工的共同努力下，我院圆满完成了各项工作，取得了一定的成绩，同时我们还清醒地看到学院的工作还有很多不完善之处有待改进，我们应加倍努力，为学校及学院的发展做出更多应有贡献。
篇4：行政秘书工作职责
行政秘书工作职责介绍
一、负责一般性行政公文、主任交办的文字材料及行政领导讲话和相关材料的起草工作;
二、负责由部门代单位起草的行政公文和有关文字材料的核稿工作;
三、负责组织大型行政工作会议的记录及会议纪要的起草工作;
四、负责每周会议安排的编制工作，协助主任做好其他会议的组织通知等会务工作;
五、负责督促检查行政工作计划、办公会决议事项的落实情况，将了解的情况及时反馈给领导;
六、负责办公室日常政务接待，来访客人接待及日常事务性工作;
七、负责印章保管和监印、办理各种介绍信;
八、负责办公用品、仪器设备、家具等购置、建帐、保管和发放;
九、负责办公室安全防范工作;
十、负责各项信息统计和管理;
十一、完成领导交办的其他工作。
篇5：系行政秘书工作职责
l、调查了解全院行政工作的情况，向学院报送重要信息。协助院领导处理好院的行政管理和后勤保障等事务工作。
2、草拟院行政工作计划、总结、请示、报告及其他全院性的规章制度等文稿。
3、安排院务会议议程，做好会议通知、会场准备、会议记录等会务工作。检查院务会议决议的执行情况。根据院领导的指示，安排全院重要活动。
4、严格管理使用院公章，办理开具介绍信证明等手续。
5、接收处理各类行政文件和系内外有关单位的信函、电报、电话、通知，及时报院领导阅批，或交办有关人员承办，并做好催办、清退和归档工作。填写院工作日志和系大事记。
6、接待来学院的公务人员，妥善安排来信来访。
7、经常了解全院师生员工的工作、学习、生活的情况，根据情况妥善处理，重大问题及时向院领导汇报，并提出处理意见。
8、协助院领导检查岗位责任制的执行情况。
9、协同其他秘书人员做好立卷归档、统计报表、对外事务等工作。抓好本院范围及责任区域的工作秩序、安全保卫、计划生育、爱国卫生、公民义务等方面的工作。
10、完成院领导交办的其他工作。
篇6：系行政秘书工作职责
一、高校院系行政秘书的工作现状
高校院系行政秘书是一个平凡的工作岗位，涉及教育学、管理学、语言学、社会学等多种学科。由此，院系行政秘书的工作现状为事务繁杂，专业知识综合性强，职业规划不清晰，执行力不强。
1、工作繁杂，专业知识综合性强
知识经济时代，高校人才济济，只有具备全面、良好、合理的知识结构，才能胜任门类众多、事务繁琐的行政秘书工作。院系行政秘书队伍中，包括秘书、计算机、数学、化学等各类专业毕业的人员。非科班出身的行政秘书缺乏普通语言学、档案管理学、行政管理、心理学、教育管理学、公共关系学等综合性理论知识。行政秘书必须熟悉学院规章制度、工作流程;掌握院系管理工作的基本理论和实务知识;拓展与工作紧密联系的学科知识。理论联系实际，从实践中不断积累经验，逐步做好院系管理、协调等工作。
2、职业规划不清晰，执行力不强
细致繁忙的行政工作，缩短了行政秘书参加教学和科研活动的时间。高校行政秘书对自己的职业前景充满困惑，职业倦怠等消极情绪悠然而生。高校必须制定严格的信息素质培训制度，针对全校行政秘书，策划高水平的、系统的学习培训项目，开放更广阔的学术交流平台，坚定院系行政秘书的信心，为高校教育和谐发展提供精神动力。
院系行政秘书在高校工作中起着举足轻重的作用。怎样成为一名合格的行政秘书工作?首先，要明确行政秘书的角色定位，熟悉行政秘书的工作职责。其次，强化职业素养是提高行政秘书工作效率的重要途径。
二、院系行政秘书的角色定位及工作职责
院系行政秘书只有明确角色定位，增强角色意识，才能高效准确地履行工作职责。
1、行政事务的小管家
行政秘书辅助系领导做好院系各项工作，管人、管物、管钱，是名副其实的小管家。
(1)人事管理。协助院院系领导做好有关招聘教师的面试、试讲等工作，并提供决策依据。负责本院系教职员工的考勤、考核、职称申报工作。
(2)资产管理。根据教学、科研及其他工作的需要，填报维修、添置办公用品的计划，领取和发放办公用品及备品，以保证正常教学的需要。负责保管院系公章，按学院制度监督公章的使用范围。
(3)经费管理。拟定院系每学年的经费预算，负责记账及报销各项活动的费用。
(4)档案管理。负责院系会议记录、行政文件、各种教学文件、教学档案及教学资料的收集、汇总、立卷和归档工作。
(5)其它事务管理。负责做好日常的行政事务工作，负责考务、学生成绩、学生学籍管理、教材征订等教学工作。做好各种信函、报纸、杂志、学术期刊的收转传阅工作。负责各届毕业生的毕业资格审核，保正毕业证书的准确印发。
2、院系内、外交流的协调员
院系行政秘书工作服务对象广泛，包括院系领导、教师、学生、校外来访者。因此，行政秘书是高校院系内、外交流的形象窗口。
(1)协助院系领导做好院系内部与学院各职能部门的协调工作。
(2)负责接待本部门的外来办事人员，对不宜领导接待的来访，需委婉拒绝。负责接听电话，礼貌回答校内外人员对院系日常事务工作的咨询。
(3)负责学院各职能部门通知的传递工作，及时转发到院系教职员工。正确理解上级部门的文件精神，贯彻执行上级领导和各职能部门布置的各项任务。
(4)行政秘书必须建立良好的人际关系，加强与教职员工的沟通，灵活处理学院、院系、教师之间的多种关系，确保院系工作的顺利完成。
三、强化职业素养
1、良好的心态
院系行政秘书工作看似简单，接踵而来的突发事件，使人压力倍增。保持良好的心态，充分发挥自己的思维能力，从而巧妙地处理紧急问题。行政秘书应保持良好的心态，沉着、宽容、冷静、客观地分析问题。
2、加强业务技能
加强业务技能是提高院系行政秘书职业素养的关键。院系行政秘书需具备的业务技能包括：公文写作能力、应变能力、组织管理能力、表达能力、操作能力。
(1)公文写作能力
公文写作要在“学”、“练”、“改”三个环节上狠下功夫。规范公文写作的基本格式，掌握语法、逻辑、修辞三方面的知识。正所谓“读万卷书，行万里路”。阅读大量优秀范文、勤奋学习、修炼语言。公文写作的语言要求庄重朴实，准确精练。熟悉各类公文结构、措辞，套用固定性用语。
(2)应变能力
即指在没有思想准备的情况下灵活处理问题的能力。高校教师请假、离职等异动工作状态，影响了教学工作的正常运行。如开学初期，某位教师偶然患重病，尚未确诊，教师申请病假二周。行政秘书得知同时生病的消息，致电关心教师的身体健康情况，主动提出援助。教师病假期间，重新落实教学任务迫在眉睫，采取就近原则，优先考虑院系内部适合的教师代课，联系学院内外适宜的教师安排兼课等事项。院系行政秘书与患病教师保持电话联系，密切关注教师身体状况。当获知教师病情不稳定，要进行几个月以上的长期治疗后，立即致电慰问，可否前往探望。教学工作方面：行政秘书向学院人事处提交专任教师招聘需求报告，引进新教师。校内外兼课教师的合理安排，为聘任新教师赢取了充裕的时间。患病教师，身心疲惫，无微不至的关怀，为教师战胜病魔增添一份力量。良好的应变能力，勤于思考、善于发现、勤于总结，具备较高的警惕性，做到忙中有序，不断提升处理突发事件和紧急事件的能力，确保正常教学秩序和良好的教学质量。
(3)组织管理能力
组织管理能力指行政秘书统筹策划并完成所分管方面的工作能力，包括能力和善断能力。“条条道路通罗马”，什么是最佳的办法?在管理工作中，行政秘书要讲究处事策略，判断出最佳方法，合理分配工作任务，并坚持果断地实行，成为智慧型的组织管理者。高等学校行政管理工作，任务繁重，各部门、各岗位的行政管理干部只有充分发挥自己的主观能动作用，人人能起到独挡一面的作用，才能做好全校的行政管理工作，以达到提高整个学校行政管理质量的目的。
(4)表达能力
表达能力主要包括文字表达能力和语言表达能力。无论是信息、宣传、调研等工作，还是处理公文，都离不开文字表达。行政秘书要多思考、多练习、多交流，日积月累，潜移默化，做到思维敏捷、下笔如神，写出的文章观点鲜明，层次清晰，向上能如实反映事情的真相，向下能准确表达领导的意图。语言表达能力也是行政秘书一项非常重要的基本能力，无论是传达上级文件精神，还是协调工作，都离不开较强的语言表达能力，院系内、外交流的逐渐增加，直接以语言表达作为处理公务活动的手段变得极其重要，提高语言表达能力，还包括普通话水平、英语口语水平以及言语措词等。
(5)操作能力
操作能力指计算机的操作能力和办公室设备的使用能力。网络技术的飞速发展，计算机应用的普及，各大高校正立志于实现办公的自动化、现代化、信息化。熟练计算机办公自动化软件的操作能力，掌握扫描仪、打印机、数码照相机、传真机等办公设备的使用，推动文件、宣传简讯的发布速度，节省纸质资源。
四、改善工作方法，完善自身素质，提高工作效率
高校院系行政秘书工作繁杂，专业知识综合性强，因而行政秘书必须改善工作方法，多谋善断。纵横结合建档工作法、自我培养和完善高校培训制度等手段，对行政秘书提高工作效率具有重要的作用。
1、纵横结合建档工作法
从纵向和横向分别建立档案，纵横交错贯穿于整个高校教育工作。为宏观的教学决策、微观的教学管理及教学科研服务，为创新教学方法，深化教学研究，提高教学质量作出贡献。如高校师资业绩档案。横向档案：按教师类型建立档案。高校教师分四类：专任教师、校内兼课教师、校外兼课教师、校外兼职教师。纵向档案：以教师个体为单位，建立业绩档案。每位教师业绩档案主要有基本资料(身份证、学历学位证、高校教师资格证、职称证、职业资格证等)，教学信息(教学任务书、每学期教学情况登记表和工作总结等)，教科研成果(论文、教材、教科研项目、荣誉证书、继续教育等)。纵横结合建立档案为院系领导优化师资队伍结构提供可靠的信息基础，加强师资队伍管理工作的科学化、系统化。
2、自我培养
作为一名优秀的高校系部行政秘书，不仅仅依赖于外界的培育，关键在于自身建设。行政秘书从我做起，有意识地控制自己，主动利用校园环境优势，坚持不懈地完成目标。与企业单位相比，高校拥有资源丰富、时间宽裕、学习气氛浓郁等优势，有助于行政秘书的自我培养。工作期间，行政秘书踊跃参加学院举办的各类专题培训活动，如公文写作、行政管理、心理健康、高校教育改革等讲座;浏览图书馆的纸质图书和电子书籍，补充薄弱环节的理论知识。寒暑假期，行政秘书积极参加各式各样的学历进修，加强自身的文化知识修养。
3、完善培训制度
高校必须制定严格的职业素质培训制度，有计划地开展行政秘书岗前培训工作，强化行政秘书职业素质培训的力度。行政秘书岗前培训包括行政管理学、普通语言学、高等教育学和心理学等相关业务知识的培训。高校鼓励行政秘书通过在职或派遣脱产进修硕士、博士等方式提高文化素质;激励行政秘书发表学术论文，参与学院内外教研科研项目，参加专题学术交流会议，组织行政秘书外出调研、考察，吸取各大高校先进的优秀的管理经验。随着信息技术的发展，高校应不断更新教育培训内容，与时俱进，促进行政秘书队伍蓬勃发展。高校还可以建立全校行政秘书的信息交流平台，共同探讨工作中的难题和对策。
五、结束语
综上所述，高校院系行政秘书是一项极具挑战性的工作，既要求综合性的专业知识，又要求全方位的职业技能。高校院系行政秘书必须明确角色定位和工作职责，强化职业素养，改善工作方法，提高自身素质和能力，促进行政秘书队伍走向现代化、职业化，为高校教育事业贡献力量。
篇7：行政秘书工作内容描述
及时处理与打印公司相关文档资料
1、商场在办理相关事项需要公司出示相关证明时及时打樱。
2、公司有相关新品订价与货品调价时出示相关货品价格通知。
3、公司有员工调动是及时出示调动通并及时更改公司的通讯录。
4、每月9日、17日、25日、1日将公司商场部的电子报表与批条按照合理的格式通过打印机打印出来交给财务。
5、及时整理电脑中的文档资料，合理归档。
篇8：行政秘书工作内容描述
接待好来公司拜访的客户
1、来公司上门维修的顾客先将顾客的维修机做一个初步检查方可将机器交到维修员手中并告知此机器的详细故障后维修员再进行详细检测，在维修员给顾客检测时可以请顾客做下喝水或是介绍公司的相关新产品。
2、在接待上门下载客户时做好客户下载登记，多询问顾客的使用情况及周围朋友有无在使用同类产品，留下客户的重要信息资料。
3、来公司洽谈业务的客户先让客户做下喝杯水再来通知此项目的相关负责人洽谈相关业务。
4、一次性接待顾客三个以上时可以叫维修员帮忙接待上门维修客户。5、认真接待每一位顾客，做好公司的形象窗口。
篇9：行政秘书工作职责描述
1、销售合同及其他营销文件资料的管理、归类、建档和保管工作
2、负责各类销售指标月度、季度、年度统计报表，编写和传送
3、记录案场人员考勤;
4、协助项目经理处理邮件;
5、领导安排的其他事宜.
篇10：行政秘书工作职责描述
1、配合完成各类文件、合同的流转工作;
2、文件的打印，机票、酒店预订等;
3、配合办公、日常用品的采购等工作;
4、负责公司行政用车的调度工作;
5、公司日常行政事务的处理;
6、完成上级交予的其它工作。
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